Без голосових повідомлень і емодзі. Десять правил сучасного етикету ділового листування в месенджерах

22 березня 2021, 17:41

Як правильно використовувати канали зв’язку і не зіпсувати стосунки? Розповідає експерт з етикету.

У сучасному світі рішення робочих моментів все частіше відбувається в онлайн-режимі. З цієї причини дуже важливо знати базові правила ділового етикету при комунікації в месенджерах і соцмережах. Вони допоможуть налагодити відносини з потенційними партнерами і зарекомендувати себе з кращого боку.

Відео дня

Анастасія Іванова

Експерт з ділового і світського етикету

1. Спілкування в робочий час

Повідомлення повинні відправлятися виключно в робочий час. Адже ви можете поставити людину в незручне становище, примушуючи її відповідати поза роботою. Крім того, якщо ви напишете вночі або у вечірній час, то ризикуєте розбудити людину (ви ніколи не знаєте, чи вимкнули звук на телефоні у одержувача).

2. Максимум сенсу — мінімум слів

Думки в повідомленні повинні бути чітко сформульовані: конкретні, лаконічні, послідовні. Використовуйте короткі речення. Хороший спосіб: одне питання — одне повідомлення. Так послання буде простіше сприйматися, і на нього буде легше відповісти.

3. Не дробіть повідомлення

Головна порада при використанні месенджера — не діліть своє послання. Багато хто пише: «Добрий день», «Хочу замовити ваші послуги», «Скільки коштує?». Такі повідомлення хочеться негайно відправити у кошик, а відправників до чорного списку.

Особливо неприємно одержувачу те, що звукові повідомлення приходять кожні 5 секунд. Це може дратувати не тільки власника гаджета, але і людей навколо. Тому викладайте суть питання в одному повідомленні і чекайте відповідь.

4. Залиште аудіо- та відеоповідомлення для друзів

Формат аудіо- та відеоповідомлень зручний тільки тому, хто його відправляє. Не варто ним зловживати, а краще зовсім уникати. Крім того, подумайте, чи зможе співрозмовник нормально сприйняти такий спосіб комунікації (підключити гарнітуру, знайти тихе місце). Текстове повідомлення використовується як прояв поваги безпосередньо до людини, до її часу.

5. Привітання — важливий елемент бізнес-етикету

спілкування в месенджерах (Фото: Анастасія Іванова)
спілкування в месенджерах / Фото: Анастасія Іванова

Не важливо, який канал зв’язку був обраний для комунікації. У будь-якому випадку вам потрібно привітатися і представитися, навіть якщо в месенджері є ваше портфоліо. Людина не буде витрачати свій дорогоцінний час на ознайомлення з вашим профілем.

6. Звертання на ім'я

Персоналізація — найкращий спосіб прояву поваги. Згадуйте ім'я людини при звертанні, але будьте уважні. Можна вибачити помилки в словах, але не в імені. Уникайте зменшувально-пестливих форм, не порушуйте особисті кордони.

7. Перевіряйте текстове повідомлення перед відправкою

Чистота тексту — ваша презентація. Поспіх — гірша якість в цій справі. Під час комунікації одержувач не бачить вашої міміки, зовнішності. Є тільки текст, за яким вас оцінять. Помилки — це «неохайний зовнішній вигляд», неповага до співрозмовника. Витратьте 3 хвилини, перевірте текст особисто, завантажте в сервіс перевірки правопису, щоб не занапастити репутацію. Не варто вживати складні терміни, сленгову лексику.

8. Caps Lock, емодзі, знаки оклику

З цими елементами месенджерів будьте обережні. Великі букви і знаки оклику можуть сприйматися як підвищений тон або навіть крик. Емодзі в бізнесі виглядають несерйозно і навіть відлякують.

9. Формат листування / контактні дані

Контакти або номера карт відправляйте в повідомленні цифрами. Якщо ви зробите скріншот або фото візитки — це не завжди коректно, тому що забирає багато часу у одержувача: ввести, перевірити. Чому б не відправити так, щоб потім просто «скопіювати — вставити»?

10. Естетика оформлення

Навіть в діловому листуванні кожну окрему думку оформляйте окремим абзацом. Не забувайте про відступи після привітання, перед кожним абзацом і перед підписом.

Майте на увазі, що месенджер — це особиста територія, вторгнення на яку вимагає вміння чітко і коротко сформулювати думку. Дзвінки від незнайомих осіб — вищий ступінь порушення бізнес-етикету. Пам’ятайте правила хорошого тону і дбайте про зручність співрозмовника.

Показати ще новини
Радіо НВ
X