Експерт з ділового етикету назвала 11 правил успішного email-листування
Незважаючи на те, що люди вже давно живуть в цифровий час, багато хто досі робить банальні помилки в складанні email листів. Будь-які помилки часто негативно сприймаються читачами і формують непрофесійний образ відправника. Експерт Барбара Пачтер пропонує одинадцять правил ділового спілкування в мережі, які необхідно знати кожному.
1. Адресу одержувача вписуйте в останню чергу
Є ризик випадково відправити незакінчений лист. Тому, завжди слід додавати адресу останньою. Навіть якщо ви відповідаєте на повідомлення, це хороша практика спочатку видалити одержувача, потім скласти відповідь і знову додати адресу.
2. Не скорочуйте ім'я одержувача
Якщо ви не знайомі близько, не слід скорочувати ім'я одержувача або придумувати прізвиська, стверджує Пачтер. Вам це може здатися дружнім жестом, але людину це навпаки може образити.
3. Завжди пишіть тему листа
За словами Пачтер, люди завжди вирішують чи відкривати їм лист від незнайомої людини по темі. Тому, «заголовок» має бути лаконічним і відображати суть листа.
4. Додайте підпис
Надайте адресату трохи інформації про себе. Блок підпису повинен включати ваше повне ім'я, посаду, назву компанії і вашу контактну інформацію. Використовуйте для підпису той же розмір і стиль шрифту, а також колір, що і для всього листа.
5. Заведіть професійну email-адресу
Якщо ви працюєте на компанію, тоді вам слід використовувати адресу компанії. Якщо ви використовуєте особисту email-адресу, тоді переконайтеся, що вона виглядає професійно. Абсолютно неприйнятно користуватися тою, що була в школі або інституті, якщо вона містить у собі прізвисько.
6. Ніколи не починайте лист з «Я»
Пачтер рекомендує не починати речення з «Я», оскільки це відштовхує читача. Така побудова говорить про те, що ви вважаєте себе важливішим за одержувача.
7. При розсилці відповідайте відправнику
Дуже часто в компаніях роблять розсилку на кількох людей з різних організацій. Якщо ви хочете відповісти на лист - напишіть нове або переконайтеся, що відповідаєте тільки відправнику. Надіслати відповідь всім людям - ознака поганого тону, запевняє Пачтер.
8. Менше гумору
У діловому листуванні не бажано використання жартів, особливо якщо ви не знайомі з людиною. Почуття гумору у всіх різне і те, що здається смішним вам, може абсолютно не сподобається адресату.
9. Лист має бути читабельним
У діловому листуванні не прийнятні різнокольорові і незвичайні шрифти. Лист повинен мати класичний вид: чорний стандартний шрифт і середній розмір, для зручності.
10. Забудьте про знаки оклику і CapsLock
Використання в тексті знаків оклику, особливо у великій кількості, робить лист надмірно емоційним і викликає у читача негатив. Також негативно сприймаються слова, написані великими літерами.
11. Перевірте все від А до Я
Без ретельної перевірки не можна відправляти лист. Потрібно переконатися, що ви ввели адресу потрібної людини, правильно до неї звернулися і не зробили граматичних помилок в тексті. Також, Пачтер радить перечитати лист вголос, щоб ваші думки були сформульовані чітко і у адресата було повне розуміння ваших прохань або пропозицій.
- Читайте також: Кар'єрний ріст. Як оновити резюме за 10 хвилин
Слідкуйте за найцікавішими новинами з розділу НВ STYLE в Facebook
