П’ять порад для лідерів. Як ефективно комунікувати онлайн
Завдання лідера — дати відповіді на питання, навіть якщо їх не задають
Нова реальність нашої роботи стала справжнім викликом для звичної і для багатьох лідерів уже добре відпрацьованої системи комунікації. Пам’ятайте, що в нас попереду ще місяць карантину.
З точки зору нашого мозку — попереду місяць, за який ми створимо й закріпимо звички, які потім визначатимуть стиль і формат нашої взаємодії. 30 днів — більше ніж достатньо для утворення і зміцнення нових нейронних зв’язків.
По суті, увесь цей час ми будемо створювати й закріплювати нові звички, які після карантину будуватимуть і визначатимуть наше життя.
Давайте додамо уваги й усвідомленості тому, що створюємо зараз, для того, щоб розуміти, як житимемо потім.
Три найбільші бар'єри ефективної віртуальної комунікації:
1. Відсутність зорового контакту, який через дію дзеркальних нейронів сприяє кращому розумінню смислу повідомлення.
2. Відсутність невербальних засобів комунікації — ми лише на 7% сприймаємо інформацію через слова і на 73% — через жести, міміку, пози, вираз обличчя.
3. Відсутність можливості відслідковувати реакцію співрозмовника на почуте, а отже і можливості оперативно змінювати зміст і форму повідомлення.
Такі бар'єри ще більше ускладнюють перехід на новий віддалений режим роботи і лідера і команди і спричиняють психологічний і емоційний опір команди новому бізнесовому контексту.
На жаль, на найближчий час вибору немає — треба вчитись ефективно комунікувати в новому віртуальному режимі. Є чимало прикладів переваг роботи віртуальних команд, проте не можна ігнорувати ризики дистанційної роботи, пов’язані, перш за все із зниженням залученості, втратою довіри і неузгодженістю дій. Всі ризики мінімізує правильно організована комунікація.
Ось п’ять основних принципів, які допоможуть.
1 Будьте завжди на зв’язку.
Чим більше, тим краще. Лідеру важливо на рівні стратегії виділити більший ніж зазвичай час на комунікацію. На початку люди відчувають чимало стресу, роздратувань і запитань. Відсутність можливості їх вирішити — додатковий деструктор для команди.
Віддалений формат роботи спричинив чимало змін у звичному режимі роботи, і, першочергово, у можливості почути і бути почутим тут і зараз.
Чим системнішою буде комунікація лідера, тим кращою буде взаємодія.
Заплануйте систему комунікації, яка би дозволяла оперативно бути з вами на зв’язку, нехай навіть віртуально.
Команда має відчувати, що ви завжди поруч, навіть якщо ваше «поруч» віртуальне.
2 Кава не відміняється.
Довіру і відчуття спільноти багато в чому визначають неформальні розмови — більша частина з яких відбувається в офісах за кавою, обідами, в коридорах, на балконах і терасах.
Люди важко переживають ізольованість в умовах карантину, а неможливість отримувати традиційні дози спілкування провокує ще більше роздратування.
Заплануйте і за можливості внесіть у календар «розмови за кавою», де ви і ваші колеги зможуть як раніше обговорювати речі, які прямо не стосуються їх роботи чи офісного життя.
Дуже бажано такі «віртуальні розмови за кавою» проводити в відеомесенджерах. Таким чином ви, серед іншого, зможете помічати і настрій колег, і їх емоційні стани.
Тут головне правило зробити такі відеозустрічі системними.
3 Підсилюйте вартість часу.
Серед багатьох недоліків карантину одним із критичних стала втрата усвідомлення часу. Час ніби став пластиліновим: ранок перетікає в обід, вечерю, наступний день. Ми всі втратили відчуття швидкоплинності часу зокрема через те, що втратили звичний ритм роботи, а на інший ще не встигли налаштуватись.
Завдання лідера задати і підтримати темп роботи у віртуальному форматі. Дієвим інструментом для вирішення цього завдання є заплановані і внесені в календар відеозустрічі. Це організовує людей, інколи навіть є стимулом переодягнути піжаму і вилізти із ліжка.
Тема, мета, очікувані результати і узгоджені наступні дії — обов’язкові складові віртуальних робочих зустрічей. Кожна наступна має починатись із обговорення результатів виконання домовленостей попередньої.
4 Позбудьтесь зайвого.
Наприклад, звички починати зустрічі пізніше запланованого часу.
Ви завжди чекали по 10−15 хвилин, поки всі дійдуть в кімнату переговорів з своїх поверхів і коридорів. У віддаленій роботі більшості з нас треба перейти лише з однієї кімнати в іншу.
Або культури, коли під час зустрічі колеги відволікаються на комп’ютери, телефони, статті і т.д. Під час віртуальних відео зборів легко забезпечити увагу і фокус кожного учасника. Зробіть це хорошою звичкою, яку корисно буде зберегти і на кращі часи.
Або перебивати один одного. Домовтесь під час відеозустрічей про формат проведення і визначте модератора, який, враховуючи план і учасників, зможе заздалегідь спланувати час, формат обговорення і навіть черговість спікерів.
Або змінювати свою думку тільки через те, що більшість думає інакше. Можливість під час відеоконференцій писати коментарі в режимі онлайн може забезпечити «право голосу» і можливість висловити свою думку кожному учаснику зустрічі. Попросіть колег записати відповіді на питання в чаті, після чого почніть їх обговорювати.
5 Відповідайте на запитання, яких не задають.
Це хороша практика для лідерів і в «звичайні часи», аж надто — коли ми переживаємо турбулентність і поки найбільшу за всю історію невизначеність.
Без зайвих опитувань і досліджень домінуючою реакцією співробітників на подіі, які відбуваються зараз, є страх, відчуття загрози і тривожність.
Дехто може прямо запитати, коли і на скільки очікувати скорочення заробітної плати чи відміну медичного страхового полісу. Більшість обговорюють ці гіпотези в закритих чатах.
Завдання лідера — дати відповіді на питання, навіть якщо ми не чуємо їх прямо.
Створіть так званий «випуск новин», який варто проводити перші тижні чи не щодня. Інформуйте на таких випусках про зміни на рівні компанії, випереджаючи питання і домисли колег.
Текст публікується з дозволу авторки
Приєднуйтесь до нашого телеграм-каналу Мнения НВ
Більше блогів тут
