Без голосовых сообщений и эмодзи. Десять правил современного этикета деловой переписки в мессенджерах

22 марта 2021, 17:41

Как правильно использовать каналы связи и не испортить отношения? Рассказывает эксперт по этикету.

В современном мире решение рабочих моментов все чаще происходит в онлайн-режиме. По этой причине очень важно знать базовые правила делового этикета при коммуникации в мессенджерах и соцсетях. Они помогут наладить отношения с потенциальными партнерами и зарекомендовать себя с лучшей стороны.

Видео дня

Анастасия Иванова

Эксперт по деловому и светскому этикету

1. Общение в рабочее время

Сообщения должны отправляться исключительно в рабочее время. Ведь вы можете поставить человека в неловкое положение, принуждая его отвечать вне работы. Кроме того, если вы напишете ночью или в вечернее время, то рискуете разбудить человека (вы никогда не знаете, выключен ли звук на телефоне у получателя).

2. Максимум смысла — минимум слов

Мысли в сообщении должны быть четко сформулированы: конкретны, лаконичны, последовательны. Используйте короткие предложения. Хороший способ: один вопрос — одно сообщение. Так послание будет проще восприниматься, и на него будет легче ответить.

3. Не дробите сообщения

Главный совет при использовании мессенджера — не делите свое послание. Многие пишут: «Добрый день», «Хочу заказать ваши услуги», «Сколько стоит?». Такие сообщения хочется незамедлительно отправить в корзину, а отправителей в черный список.

Особенно неприятно получателю то, что звуковые уведомления приходят каждые 5 секунд. Это может раздражать не только собственника гаджета, но и людей вокруг. Поэтому излагайте суть вопроса в одном сообщении и ожидайте ответ.

4. Оставьте аудио- и видеосообщения для друзей

Формат аудио- и видеосообщений удобен только тому, кто его отправляет. Не стоит им злоупотреблять, а лучше вовсе избегать. Кроме того, подумайте, сможет ли собеседник нормально воспринять такой способ коммуникации (подключить гарнитуру, найти тихое место). Текстовое сообщение используется для проявления уважения непосредственно к человеку, к его времени.

5. Приветствие — важный элемент бизнес-этикета

общение в мессенджерах (Фото: Анастасия Иванова)
общение в мессенджерах / Фото: Анастасия Иванова

Не важно, какой канал связи был выбран для коммуникации. В любом случае вам нужно поздороваться и представиться, даже если в мессенджере есть ваше портфолио. Человек не будет тратить свое драгоценное время на ознакомление с вашим профилем.

6. Обращение по имени

Персонализация — лучший способ проявления уважения. Упоминайте имя человека при обращении, но будьте предельно внимательны. Ошибки в словах, опечатки простительны в сообщении, но не в имени. Избегайте уменьшительно-ласкательных форм, не нарушайте личные границы.

7. Проверяйте текстовое сообщение перед отправкой

Чистота текста — ваша презентация. Спешка — худшее качество в этом деле. Во время коммуникации получатель не видит вашей мимики, внешности. Есть только текст, по которому вас оценят. Опечатки — это «неопрятный внешний облик», неуважение к собеседнику. Потратьте 3 минуты, проверьте текст лично, загрузите в сервис проверки правописания, чтобы не погубить репутацию. Не приветствуются сложные термины, сленговая лексика.

8. Caps Lock, эмоции, знаки восклицания

С этими элементами мессенджеров будьте осторожны. Большие буквы и восклицательные знаки могут восприниматься как повышенный тон или даже крик. Эмоции в бизнесе выглядят несерьезно и даже отпугивают.

9. Формат переписки / контактные данные

Контакты или номера карт отправляйте в сообщении цифрами. Если вы сделаете скриншот или фото визитки — это не всегда корректно, потому как занимает много времени у получателя: ввести, проверить. Почему бы не отправить так, чтобы потом просто «скопировать — вставить»?

10. Эстетика оформления

Даже в деловой переписке каждую отдельную мысль оформляйте отдельным абзацем. Не забывайте об отступах после приветствия, перед каждым абзацем и перед подписью.

Имейте в виду, что мессенджер — это личная территория, вторжение на которую требует умения четко и кратко сформулировать мысль. Звонки от незнакомых лиц — высшая степень нарушения бизнес-этикета. Помните правила хорошего тона и заботьтесь об удобстве собеседника.

Присоединяйтесь к нам в соцсетях Facebook, Telegram и Instagram.

Показать ещё новости
Радіо НВ
X